Musikfestspelen Del 1

Skrivet av Minna Läspä 11.08.2021 | 0 Kommentarer

Önskar att jag skulle hunnit blogga mera innan och under Musikfestspelen, men det har varit så himla mycket jobb så har inte alls hunnit koncentrera mig på bloggen. Nu är festivalen redan över och det har gått så snabbt!  Men här kommer en sammanfattning; Musikfestspelen del 1.

Jag har jobbat sporadiskt med festivalen redan sen Januari i år, med att mata in konserterna till salu och köra igång årets marknadsföring. Från början av juli började jag jobba heltid. Mitt huvudansvar är artisternas övningsscheman och våra jobbares schema, som vi kallar översiktsschemat. Men prioritet nummer ett var att fundera ut hur övningsschemat ska sättas ihop. Jag får varje år en lista av vår konstnärliga ledare, där hon informerar om hur länge vilket stycke ska övas och hur många dagar de behöver. Därefter gör jag ett schema med alla festivalens datum och namnen på artisterna i den ordningen de anländer och från detta börjar jag plocka in övningarna med att backa tillbaka tre dagar från konsertdagen och fyller i övningarna en efter en, timme efter timme. Ur min excel tabell ser jag till att övningarna inte går på varandra och pusslar ihop alla tider. Detta är knepigt och tar tid eftersom de flesta artister är med i många olika sammansättningar och kan spela över 10 konserter. I år var speciellt svårt, eftersom vi hade coronan som ställde till det, men vi var väl beredda på detta och tog alla säkerhetsåtgärder vi bara kunde. Ofta jobbar jag sena kvällar med detta för att hinna få allt klart, och i år var inget undantag. Utöver schemorna, så sköter jag kontakten till alla konsertställen med avtal och kommer överens om tidtabeller för genrep, backstage utrymmen, mellanmål m.m., sköter biljettförsäljningen och kampanjer, gör konsertflyers, ansvarar för infomailen, anmälningar till mingel och andra VIP tillfällen, kontaktar mästarkurseleverna, uppdaterar vår hotellista, jobbarlista, kökslistan, hemsida och sociala medier och där emellan så har vi marknadsföringsmöten och funderar ut utflykter i samband med konserterna. Som tur hade vi hjälp i år av Anni som var produktionsassistent, så hon kunde hjälpa till, speciellt med programboken, vilket också är ett stort jobb. 

Veckan innan festspelen började så flyttade vi hela vårt kansli och alla saker ur vårt vinterförråd till Vasa Övningsskolas Gymnasium, som vi hyr under festivalveckan och fungerar som vårt festivalcentrum. Vi har varit nöjda att få vara där, eftersom utrymmena är perfekta för vår festival. Vi har kontorsutrymmen, övningsutrymmen, en bra aula, terass och parkering för våra hyr/sponsor bilar. 

Vi jobbade hela veckan innan, jag höll mest på med mina scheman förstås. Viktigt att alla klockslag, presstillfällen och övningar stämmer och att alla artister har rätt info i sina scheman, annars har vi problem. Ett år hade jag i misstag glömt att sätta in presskonferensen åt en av våra artister och det var inte så lyckat. Presstillfällena är mycket viktiga, då vi bjuder in artisterna och press att samlas för en timmes diskussion varje dag under festivalen, utom helgen.

I år anlände de flesta artister redan på söndag och måndag, fast festivalen började på onsdag först. Men detta berodde på att vi hade ett stycke av Mahler som involverade 16 artister och de började öva redan på tisdag tillsammans i stadshuset. Så redan från måndagen var det full rulle. Måndag är alltid vår inskolningsdag för personalen och vi har mycket att gå igenom angående program, artister och tidtabeller. För nya jobbare är detta mycket intensivt och det är mycket information att ta in på en gång. Som tur har vi även flera jobbare som redan arbetat tillsammans många år, så vårt kärnteam är starkt. Vi brukar börja på morgonen med kaffe och presentationsrunda, så vi alla lär känna varandra. Sedan fortsätter vi med genomgång av programmet och arbetsuppgifterna. Vår staff är indelade i olika ansvarsgrupper, kansliansvariga, konsertansvariga, roudare, köksansvariga och transportansvariga. Men vi ser till att vi är flexibla och hjälper varandra där det behövs. Efter lunchen spenderades resten av dagen av att affischera, packa konsertansvarigas saker, fixa köket, fixa i ordning alla övningsutrymmen, stadshuset, lagret osv..

Tisdagen känns ofta som en "mellandag", mest för att inskolningsdagen är på måndag och öppningskonserten är på onsdag. Men tisdagen är ändå viktig på sitt sätt, eftersom oftast har vi massor att förbereda och i år var tisdagen mycket stressig eftersom så många artister redan anlänt. Jag spenderade tisdagen med att kolla att alla övningar kom igång, svarade på en massa mail som kommit till info mailen, fixade det sista i alla scheman, kollade alla tider för pianostämningar och flygelflyttar och sprang hit och dit. På kvällen hade vi en konsert i samarbete med Aftonmusiken i trefaldighetskyrkan. 

Onsdagen är den officiella öppningsdagen! Dagen började med morgonmöte för vår staff och presskonferens för artisterna. På morgonmötet gick vi igenom vilka konserter var och en ansvarar för, samt vad som skall med till konsertplatserna och vem som ansvarar för vilka transporter. Ofta så är hela staffen på plats vid öppningskonserten, och så även i år. Vi hade en öppningslunch vid Loftet först, där vår gästande temakompositör Mats Larsson Gothe diskuterade med vår konstnärliga ledare Cecilia Zilliacus, dirigenten Jonathan Stockhammer, sopranen Christina Daletska och kontrabasisten Rick Stotijn. Sen var det dags för genrep i Korsholms kyrka. Roudarna åkte först för att ställa i ordning för Mellersta Österbottens Kammarorkester och konsertvärdarna åkte nästan samma tid. Konsertvärdarna kollar så att radnumreringen är okej, sätter ut presskyltar för pressen och mycket mer. Mitt jobb är att boka allt på förhand, komma överens med kyrkan om alla planer och tider, se till att artisterna har backstage, att vi slipper in i kyrkan i tid och all annan förhandsplanering, medan de konsertansvariga och roudarna har ansvaret på plats. Som tur fick vi ta in en bra mängd publik i kyrkan, trots coronan, och konserten var "slutsåld". Efter konserten hade vi Get Together med mat vid Loftet -så gott!

Fortsättning följer, del 2 kommer snart.....:)